Tällä henkilötietojen käsittelysopimuksella (jäljempänä Sopimus) määritetään ehdot, joilla Ukrainan lainsäädännön mukainen yksityinen elinkeinonharjoittaja Serdiukova Anna (jäljempänä Ylläpito tai Käsittelijä) käsittelee PodoCard-palvelun Käyttäjän asiakkaiden ja työntekijöiden henkilötietoja Käyttäjän puolesta ja toimeksiannosta Palvelua tarjotessaan.
Sopimus täydentää PodoCard-palvelun Käyttöehtoja ja Tietosuojakäytäntöä, jotka on julkaistu verkkosivustolla https://podocard.com, ja sitä sovelletaan yhdessä niiden kanssa. Sopimus on Ukrainan siviilikoodeksin 634 artiklassa tarkoitettu liittymissopimus. Käyttäjä liittyy Sopimukseen (hyväksyy sen), kun hän hyväksyy Käyttöehdot ja syöttää Palveluun Käyttäjän asiakkaiden tai Käyttäjän työntekijöiden henkilötietoja, mukaan lukien ottamalla käyttöön varausten vastaanottamisen Verkkoajanvaraussivun kautta.
Sopimus on laadittu Ukrainan lain ”Henkilötietojen suojasta” 01.06.2010 nro 2297-VI mukaisesti ja niiden Käyttäjien osalta, joihin sovelletaan yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (GDPR), myös GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.
Viimeksi päivitetty: 29. lokakuuta 2026.
OSA 1: TERMINOLOGIA
Sopimuksessa käytetään Käyttöehtojen ja Tietosuojakäytännön termejä (mukaan lukien ”Palvelu”, ”Sivusto”, ”Käyttäjä”, ”Käyttäjän asiakas”, ”Asiakasprofiili”, ”CRM-toiminnot”, ”Verkkoajanvaraussivu”, ”Käyttäjän työntekijä”) sekä seuraavia termejä:
”Rekisterinpitäjä” – Käyttäjä, joka on Palvelussa yrityksen omistaja, tai, jos yrityksen tilitilaa pidetään oikeushenkilön tai yksityisen elinkeinonharjoittajan lukuun, kyseinen henkilö. Rekisterinpitäjä määrittää Toimeksiannettujen tietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ja Ukrainan lain ”Henkilötietojen suojasta” käsitteistössä se on näiden tietojen omistaja.
”Käsittelijä” – Ylläpito, joka käsittelee Toimeksiannettuja tietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja toimeksiannosta; Ukrainan lain ”Henkilötietojen suojasta” käsitteistössä henkilötietojen haltija.
”Toimeksiannetut tiedot” – Käyttäjän asiakkaiden ja Käyttäjän työntekijöiden henkilötiedot, jotka Rekisterinpitäjä, Käyttäjän työntekijät tai Käyttäjän asiakkaat itse Verkkoajanvaraussivun kautta syöttävät yrityksen tilitilaan ja joita Käsittelijä käsittelee Rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Niiden sisältö esitetään liitteessä 1.
”Rekisteröity” – luonnollinen henkilö, jota Toimeksiannetut tiedot koskevat.
”Alihankkija” – kolmas osapuoli, jota Käsittelijä käyttää Toimeksiannettujen tietojen käsittelyssä.
”Tietoturvapoikkeama” – tietoturvaloukkaus, jonka seurauksena on ollut Toimeksiannettujen tietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen tai luvaton luovuttaminen taikka luvaton pääsy niihin.
”Tietosuojalainsäädäntö” – Ukrainan laki ”Henkilötietojen suojasta” sekä GDPR ja muut henkilötietojen suojaa koskevat lait, jos niitä sovelletaan Rekisterinpitäjään.
OSA 2: SOPIMUKSEN KOHDE JA SOVELTAMISALA
2.1. Rekisterinpitäjä antaa Käsittelijälle toimeksiannon, ja Käsittelijä sitoutuu käsittelemään Toimeksiannettuja tietoja yksinomaan Palvelun tarjoamiseksi Rekisterinpitäjälle Käyttöehtojen mukaisesti sekä Palvelun teknistä tukea ja suojaamista varten. Käsittelyn luonne ja tarkoitukset, tietoryhmät ja Rekisteröityjen ryhmät sekä käsittelyn kesto määritetään liitteessä 1.
2.2. Sopimusta ei sovelleta henkilötietoihin, joiden käsittelyn tarkoitukset ja keinot Ylläpito määrittää itse omistajana (rekisterinpitäjänä): Käyttäjien tilien tiedot, mukaan lukien Käyttäjän työntekijöiden tiedot Palvelun käyttäjinä; tilauksen maksamista koskevat tiedot; tekniset tiedot, evästeet ja analytiikkatiedot; kumppani- eli suositteluohjelman osallistujien tiedot. Näiden tietojen käsittelyä sääntelee Tietosuojakäytäntö.
2.3. Jos Sopimuksen ja Käyttöehtojen tai Tietosuojakäytännön välillä on ristiriita Toimeksiannettujen tietojen käsittelyn osalta, sovelletaan Sopimuksen määräyksiä.
OSA 3: REKISTERINPITÄJÄN VELVOLLISUUDET
3.1. Rekisterinpitäjä määrittää itsenäisesti Toimeksiannettujen tietojen käsittelyn tarkoitukset ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta, mukaan lukien:
siitä, että käsittelylle on asianmukainen oikeudellinen peruste, mukaan lukien Käyttäjän asiakkaiden suostumus terveydentilaa koskevien tietojen, valokuvien ja allekirjoitusten käsittelyyn, jos lainsäädäntö edellyttää tällaista suostumusta;
Rekisteröityjen informoimisesta heidän tietojensa käsittelyn tarkoituksista, sisällöstä ja kestosta sekä siitä, että tietoja käsitellään Palvelun avulla;
syötettyjen tietojen paikkansapitävyydestä ja ajantasaisuudesta sekä siitä, että ne vastaavat käsittelyn tarkoituksia.
3.2. Ohjeiden, joita Rekisterinpitäjä antaa Käsittelijälle, on oltava Tietosuojalainsäädännön mukaisia.
3.3. Rekisterinpitäjä määrittää Käyttäjän työntekijöille roolit ja toimipisteet siten, että heidän pääsynsä tietoihin vastaa heidän tehtäviään, ja poistaa viipymättä käytöstä tai poistaa kokonaan niiden Käyttäjän työntekijöiden tilit, joiden työ on päättynyt. Käyttäjän työntekijöiden toimia yrityksen tilitilassa pidetään Rekisterinpitäjän toimina.
3.4. Rekisterinpitäjä huolehtii niiden salasanojen ja laitteiden suojaamisesta, joilla Rekisterinpitäjä ja Käyttäjän työntekijät kirjautuvat Palveluun, ja vastaa Palvelusta saaduista Toimeksiannetuista tiedoista: viennistä, PDF-asiakirjoista, valokuvista ja muista ladatuista tiedostoista.
3.5. Rekisterinpitäjä käsittelee itsenäisesti Rekisteröityjen pyynnöt ja toteuttaa ne (osa 7).
OSA 4: KÄSITTELIJÄN VELVOLLISUUDET
4.1. Käsittelijä käsittelee Toimeksiannettuja tietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirrettäessä tietoja ulkomaille (osa 9), ellei Käsittelijään sovellettavassa lainsäädännössä toisin vaadita. Tällöin Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle kyseisestä vaatimuksesta ennen käsittelyn aloittamista, ellei laki kiellä tällaista ilmoittamista.
4.2. Rekisterinpitäjän dokumentoituja ohjeita ovat: Sopimus ja Käyttöehdot; Rekisterinpitäjän ja Käyttäjän työntekijöiden toimet Palvelussa (tietojen syöttäminen, muuttaminen ja poistaminen, yrityksen ja toimipisteiden asetukset, CRM-toimintojen ja Verkkoajanvaraussivun käyttöönotto, asiakirjojen lähettäminen asiakkaille); yrityksen omistajan kirjalliset yhteydenotot tukipalveluun osoitteessa support@podocard.com, mukaan lukien tietojen vientiä koskeva pyyntö. Muut ohjeet toteutetaan, jos ne ovat teknisesti toteutettavissa Palvelun puitteissa ja osapuolet ovat sopineet niistä.
4.3. Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle viipymättä, jos Rekisterinpitäjän ohje on Käsittelijän näkemyksen mukaan Tietosuojalainsäädännön vastainen.
4.4. Käsittelijä ei käytä Toimeksiannettuja tietoja omiin tarkoituksiinsa, markkinointi mukaan lukien, ei myy niitä eikä siirrä niitä kolmansille osapuolille lukuun ottamatta Alihankkijoita (osa 6) ja laissa säädettyjä tapauksia. Käsittelijä ei lähetä Käyttäjän asiakkaille mainosviestejä.
4.5. Käsittelijä antaa pääsyn Toimeksiannettuihin tietoihin vain henkilöille, joille se on tarpeen Palvelun tarjoamiseksi, tukemiseksi ja suojaamiseksi, ja varmistaa, että he ovat sitoutuneet noudattamaan luottamuksellisuutta tai että heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Tällaiset henkilöt tarkastelevat Asiakasprofiilien sisältöä vain silloin, kun se on tarpeen Käyttäjän tukipalvelulle esittämän pyynnön käsittelemiseksi, teknisen vian korjaamiseksi tai lain vaatimusten noudattamiseksi.
4.6. Käsittelijä toteuttaa teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä Toimeksiannettujen tietojen suojaamiseksi (osa 5 ja liite 3), avustaa Rekisterinpitäjää tämän velvollisuuksien täyttämisessä (osat 7 ja 8) ja antaa tiedot, jotka ovat tarpeen Sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi (osa 10).
OSA 5: KÄSITTELYN TURVALLISUUS
5.1. Ottaen huomioon Toimeksiannettujen tietojen luonteen, mukaan lukien terveydentilaa koskevat tiedot, Käsittelijä soveltaa liitteessä 3 mainittuja toimenpiteitä ja ylläpitää niiden tasoa Sopimuksen voimassaolon ajan. Käsittelijällä on oikeus muuttaa yksittäisiä toimenpiteitä edellyttäen, että Toimeksiannettujen tietojen suojan yleinen taso ei heikkene.
5.2. Osa toimenpiteistä on Rekisterinpitäjän itsensä hallinnassa: roolien ja toimipisteiden määrittäminen Käyttäjän työntekijöille, heidän tiliensä poistaminen käytöstä ajoissa, vahvat salasanat, laitteiden suojaaminen, verkkoajanvarauksen poistaminen käytöstä toimipisteen, Käyttäjän työntekijän tai asiakkaan osalta. Rekisterinpitäjä arvioi itsenäisesti, ovatko Käsittelijän toimenpiteet riittäviä sen omaa käsittelyä varten.
OSA 6: ALIHANKKIJAT
6.1. Rekisterinpitäjä antaa Käsittelijälle yleisen luvan käyttää Alihankkijoita. Voimassa oleva Alihankkijoiden luettelo esitetään liitteessä 2.
6.2. Käsittelijä ilmoittaa aikomuksestaan ottaa käyttöön uusi Alihankkija tai vaihtaa nykyinen Alihankkija julkaisemalla Sivustolla päivitetyn liitteen 2, jossa mainitaan päivämäärä, josta alkaen muutos tulee voimaan, viimeistään 14 (neljätoista) kalenteripäivää ennen kyseistä päivämäärää.
6.3. Ennen mainittua päivämäärää Rekisterinpitäjällä on oikeus lähettää perusteltu vastustus osoitteeseen support@podocard.com. Jos osapuolet eivät pääse yhteisymmärrykseen, Rekisterinpitäjällä on oikeus lopettaa Palvelun käyttö ennen muutoksen voimaantuloa: saada tietojen vienti ja poistaa tili osassa 11 määrätyllä tavalla.
6.4. Jos Alihankkijan vaihtaminen on kiireellisesti tarpeen Palvelun turvallisuuden tai toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi, Käsittelijällä on oikeus tehdä se ilman ennakkoilmoitusta edellyttäen, että vastaava tietosuojan taso säilyy, ja Käsittelijä julkaisee päivitetyn liitteen 2 mahdollisimman pian. Rekisterinpitäjällä on oikeus vastustaa tällaista vaihtamista kohdassa 6.3 määrätyllä tavalla.
6.5. Käsittelijä käyttää Alihankkijoita ainoastaan sopimuksen perusteella, jolla niille asetetaan tietosuojavelvoitteet, jotka eivät ole vähemmän tiukkoja kuin Sopimuksessa määrätyt, siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa Alihankkijan palveluihin, ja vastaa Rekisterinpitäjälle siitä, että Alihankkijat täyttävät tällaiset velvoitteet.
OSA 7: REKISTERÖITYJEN PYYNNÖT
7.1. Palvelun avulla Rekisterinpitäjä voi itsenäisesti toteuttaa Rekisteröityjen pyynnöt: tarkastella, oikaista ja poistaa asiakkaan tietoja, hänen käyntejään ja varauksiaan, poistaa verkkoajanvarauksen käytöstä asiakkaan osalta sekä saada yrityksen tilitilan tietojen jäljennöksen (viennin) Tietosuojakäytännössä määrätyllä tavalla.
7.2. Jos Rekisteröidyn pyyntö saapuu Käsittelijälle, Käsittelijä ei käsittele sitä asiasisällöltään vaan välittää sen kyseisen yrityksen omistajalle, jos yritys voidaan tunnistaa pyynnön tietojen perusteella, ja ilmoittaa pyynnön esittäjälle, että tämän on oikeuksiensa käyttämiseksi otettava yhteyttä Rekisterinpitäjään.
7.3. Jos Rekisterinpitäjä ei pysty toteuttamaan pyyntöä Palvelun välinein, Käsittelijä avustaa yrityksen omistajan pyynnöstä kohtuullisessa määrin pyynnön toteuttamisessa käsittelyn luonne huomioon ottaen.
OSA 8: TIETOTURVAPOIKKEAMAT JA REKISTERINPITÄJÄN AVUSTAMINEN
8.1. Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle Tietoturvapoikkeamasta viipymättä ja ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun Käsittelijä on saanut tiedon siitä. Ilmoitus lähetetään yrityksen omistajan tilillä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai viestinä Palvelussa.
8.2. Ilmoitus sisältää siltä osin kuin nämä tiedot ovat Käsittelijän tiedossa: kuvauksen Tietoturvapoikkeamasta, asianomaisten Rekisteröityjen ja tietueiden ryhmät ja arvioidut lukumäärät, todennäköiset seuraukset, toteutetut ja ehdotetut toimenpiteet sekä yhteyspisteen, josta saa lisätietoja. Tiedot, jotka eivät ole tiedossa ilmoitushetkellä, Käsittelijä toimittaa vaiheittain sitä mukaa kuin se saa ne.
8.3. Käsittelijä toteuttaa viipymättä kohtuulliset toimenpiteet Tietoturvapoikkeaman korjaamiseksi ja sen seurausten lieventämiseksi ja toimittaa Rekisterinpitäjälle tiedot, jotka ovat tarpeen ilmoituksen tekemiseksi valvontaviranomaiselle ja Rekisteröidyille. Tällaiset ilmoitukset tekee Rekisterinpitäjä, jos niitä vaaditaan.
8.4. Ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja käytettävissään olevat tiedot Käsittelijä avustaa Rekisterinpitäjää tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa ja valvontaviranomaisen ennakkokuulemisessa, jos niitä vaaditaan Rekisterinpitäjältä, antamalla tietoja Palvelusta ja sovellettavista suojaustoimenpiteistä.
OSA 9: KÄSITTELYPAIKKA JA TIETOJEN SIIRTÄMINEN ULKOMAILLE
9.1. Toimeksiannettuja tietoja säilytetään palvelimilla, jotka sijaitsevat Saksan liittotasavallassa Hetzner Online GmbH:n datakeskuksissa (Nürnberg, Falkenstein). Tietokannan varmuuskopioita säilytetään saman palveluntarjoajan erillisessä tallennustilassa Saksassa. Toimeksiannettujen tietojen säilytyspaikkaa muutetaan osassa 6 määrätyllä tavalla.
9.2. Käsittelijä on rekisteröity Ukrainassa. Käsittelijän valtuutettujen henkilöiden pääsy Toimeksiannettuihin tietoihin Palvelun tukea, huoltoa ja suojaamista varten voi tapahtua Euroopan talousalueen ulkopuolelta, myös Ukrainasta.
9.3. Jos Rekisterinpitäjään sovelletaan GDPR:ää ja tällainen pääsy on henkilötietojen siirtoa maahan, jonka osalta Euroopan komissio ei ole tehnyt tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, tällaiseen siirtoon sovelletaan 4. kesäkuuta 2021 annetulla komission täytäntöönpanopäätöksellä (EU) 2021/914 hyväksyttyjä vakiosopimuslausekkeita moduulin kaksi ”Siirto rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelijälle” mukaisina (jäljempänä vakiosopimuslausekkeet). Vakiosopimuslausekkeet sisällytetään Sopimukseen viittauksella; niissä Rekisterinpitäjä toimii tietojen viejänä ja Käsittelijä tietojen tuojana. Vakiosopimuslausekkeita sovellettaessa: lauseketta 7 ei sovelleta; lausekkeen 9 a alakohdan osalta sovelletaan vaihtoehtoa 2 (yleinen kirjallinen lupa) siten, että ilmoitusaika on Sopimuksen kohdassa 6.2 määritetty; lausekkeen 11 a alakohdan valinnaista sanamuotoa ei sovelleta; lausekkeen 17 osalta sovelletaan sen EU:n jäsenvaltion lakia, johon Rekisterinpitäjä on sijoittautunut, tai, jos kyseisen lain mukaan kolmannen osapuolen edunsaajan oikeudet eivät ole mahdollisia, Saksan liittotasavallan lakia; lausekkeen 18 osalta riidat ratkaistaan sen EU:n jäsenvaltion tuomioistuimissa, johon Rekisterinpitäjä on sijoittautunut; vakiosopimuslausekkeiden liitteet I, II ja III katsotaan täytetyiksi Sopimuksen liitteiden 1, 3 ja 2 tiedoilla vastaavasti. Jos Sopimuksen ja vakiosopimuslausekkeiden välillä on ristiriita, vakiosopimuslausekkeet ovat ensisijaisia.
OSA 10: TIEDOT JA TARKASTUKSET
10.1. Yrityksen omistajan pyynnöstä Käsittelijä antaa tiedot, jotka ovat tarpeen Sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi: kuvauksen sovellettavista suojaustoimenpiteistä, Alihankkijoiden luettelon, tiedot infrastruktuurin tarjoajan sertifioinnista sekä vastaukset Rekisterinpitäjän kohtuullisiin kysymyksiin Toimeksiannettujen tietojen käsittelystä.
10.2. Jos tällaiset tiedot eivät ole riittäviä tai valvontaviranomainen vaatii tarkastusta, Rekisterinpitäjällä on oikeus tehdä Toimeksiannettujen tietojen käsittelyä koskeva tarkastus (auditointi) itse tai käyttämällä riippumatonta tarkastajaa, jota sitoo salassapitovelvollisuus. Tarkastus tehdään enintään kerran 12 (kahdessatoista) kuukaudessa, ellei sen syynä ole Tietoturvapoikkeama tai valvontaviranomaisen vaatimus; tarkastuksesta ilmoitetaan Käsittelijälle vähintään 30 (kolmekymmentä) kalenteripäivää etukäteen, ja se tehdään työaikana, ilman pääsyä Palvelun muiden käyttäjien tietoihin ja Rekisterinpitäjän kustannuksella. Alihankkijoiden infrastruktuuri tarkastetaan niiden raporttien ja sertifikaattien perusteella.
OSA 11: VOIMASSAOLO, TIETOJEN PALAUTTAMINEN JA POISTAMINEN
11.1. Sopimus tulee voimaan, kun se hyväksytään, ja on voimassa niin kauan kuin Käsittelijä käsittelee Rekisterinpitäjän Toimeksiannettuja tietoja, eli siihen asti, kunnes ne poistetaan tämän osan mukaisesti.
11.2. Asiakkaat, käynnit ja kalenterin varaukset, jotka Rekisterinpitäjä tai Käyttäjän työntekijät poistavat Palvelussa, siirretään arkistoon, ja ne voidaan palauttaa 30 (kolmenkymmenen) kalenteripäivän kuluessa. Tämän määräajan päätyttyä ne poistetaan automaattisesti ilman palauttamismahdollisuutta yhdessä niihin liittyvien valokuvien ja asiakirjojen kanssa. Kalenterin varauksia, joihin on kirjattu maksuja, ei kuitenkaan poisteta, vaan ne säilytetään yrityksen tilitilassa, ja asiakkaan poistamisen jälkeen ne säilyvät ilman kytköstä häneen.
11.3. Verkkoajanvaraussivun lomakkeelta saadun Käyttäjän asiakkaan sähköpostiosoitteen ja nimen kopio, joka on tallennettu käyntimuistutusten lähettämistä varten, poistetaan 30 (kolmenkymmenen) päivän kuluttua käynnin alkamisesta.
11.4. Ennen tietojen poistamista yrityksen omistajalla on oikeus saada maksutta yrityksen tilitilan tietojen jäljennös (vienti). Viennin sisältö, muoto ja menettely määräytyvät Tietosuojakäytännön mukaan.
11.5. Jos yrityksen omistaja poistaa tilinsä, yrityksen tilitila ja kaikki Toimeksiannetut tiedot poistetaan ilman palauttamismahdollisuutta 7 (seitsemän) kalenteripäivän kuluttua poistopyynnön vahvistamisesta. Ennen tämän määräajan päättymistä pyynnön voi peruuttaa Käyttöehdoissa määrätyllä tavalla.
11.6. Jos pääsy Palveluun on päättynyt kokeilujakson tai maksetun kauden päättyessä eikä tiliä ole poistettu, Toimeksiannettuja tietoja säilytetään, jotta Rekisterinpitäjä voi palauttaa pääsyn: 2 (kaksi) kuukautta kokeilujakson päättymisestä, jos maksullista tilausta ei ole ostettu, tai 2 (kaksi) vuotta viimeisen maksetun kauden päättymisestä. Näiden määräaikojen päätyttyä tiedot poistetaan automaattisesti ilman palauttamismahdollisuutta. Rekisterinpitäjällä, joka ei halua tällaista säilyttämistä, on oikeus poistaa tili milloin tahansa kohdassa 11.5 määrätyllä tavalla.
11.7. Varmuuskopioista Toimeksiannetut tiedot poistetaan sitä mukaa kuin varmuuskopiot korvataan suunnitellusti. Siihen asti varmuuskopiot suojataan samoilla toimenpiteillä, ja niitä käytetään ainoastaan Palvelun palauttamiseen häiriöiden jälkeen.
11.8. Jos lainsäädäntö edellyttää Käsittelijältä tiettyjen Toimeksiannettujen tietojen säilyttämistä edelleen, Käsittelijä säilyttää niitä vain säädetyn ajan, varmistaa niiden luottamuksellisuuden eikä käsittele niitä muihin tarkoituksiin.
OSA 12: VASTUU
12.1. Osapuolet vastaavat Sopimuksen rikkomisesta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Käyttöehdoissa määrättyjä vastuunrajoituksia sovelletaan Sopimukseen siinä määrin kuin Tietosuojalainsäädäntö sen sallii, eivätkä ne rajoita Rekisteröityjen oikeuksia.
OSA 13: LOPPUMÄÄRÄYKSET
13.1. Ylläpidolla on oikeus muuttaa Sopimusta julkaisemalla Sivustolla uuden version, jossa mainitaan viimeisimmän päivityksen päivämäärä. Alihankkijoiden luetteloon tehtävät muutokset tehdään osassa 6 määrätyllä tavalla. Palvelun käytön jatkaminen uuden version tultua voimaan tarkoittaa sen hyväksymistä. Jos Käyttäjä ei hyväksy uutta versiota, hänellä on oikeus lopettaa Palvelun käyttö ja poistaa tili.
13.2. Sopimukseen sovelletaan Ukrainan lainsäädäntöä ottaen huomioon Rekisterinpitäjään sovellettavan Tietosuojalainsäädännön pakottavat säännökset sekä osan 9. Riidat ratkaistaan Käyttöehdoissa määrätyllä tavalla.
13.3. Ilmoitukset Rekisterinpitäjälle lähetetään yrityksen omistajan tilillä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen tai viestinä Palvelussa; ilmoitukset Käsittelijälle lähetetään osoitteeseen support@podocard.com.
13.4. Sopimuksen yksittäisen määräyksen pätemättömyys ei vaikuta sen muiden määräysten pätevyyteen.
LIITE 1: KÄSITTELYN KUVAUS
1. Rekisteröityjen ryhmät:
Käyttäjän asiakkaat, mukaan lukien henkilöt, jotka ovat varanneet ajan Verkkoajanvaraussivun kautta;
Käyttäjän työntekijät – niiden tietojen osalta, jotka yritys syöttää Palveluun.
2. Toimeksiannettujen tietojen ryhmät:
Käyttäjän asiakkaiden tiedot: sukunimi, etunimi, isännimi, sukupuoli, syntymäaika, ammatti; puhelinnumero, sähköpostiosoite, Telegram- ja Instagram-yhteystiedot; terveyskysely (tiedot sairauksista ja tiloista, allergioista, jalkojen koosta, muistiinpanot); käyntihistoria (toimenpiteiden kuvaukset, merkinnät jalkakaavioissa, tiedot korjausjärjestelmistä, muistiinpanot, valokuvat, mukaan lukien ennen toimenpiteitä ja niiden jälkeen otetut); sähköiset allekirjoitukset ja allekirjoitetut asiakirjat, mukaan lukien tietoon perustuvat suostumukset PDF-muodossa; muut tiedot ja tiedostot, jotka Rekisterinpitäjä syöttää;
CRM-toimintoja käytettäessä: ajanvaraukset (päivämäärä ja kellonaika, toimipiste, asiantuntija, palvelut ja niiden hinnat, varauksen tila, kommentit), tiedot varausten maksuista (summa, maksutapa, päivämäärä) ja tilityksistä asiakkaiden kanssa, asiakkaalle annettu lupa varata aika Verkkoajanvaraussivun kautta;
ajanvarauksessa Verkkoajanvaraussivun kautta: lomakkeella ilmoitetut etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, valitut palvelut, asiantuntija, päivämäärä ja kellonaika sekä merkintä suostumuksesta henkilötietojen käsittelyyn (päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite, selainta koskevat tiedot, asiakirjan versio);
Käyttäjän työntekijöiden tiedot: etunimi, sukunimi, yhteystiedot, tehtävänimike, valokuva (avatar), rooli ja toimipisteet, työvuorolista (työpäivät ja -tunnit, tauot, vapaapäivät), asiakkaiden varaukset ja tuotetut palvelut, palkkausehdot (prosenttiosuus palvelujen hinnasta ja/tai kiinteä palkka), jos Rekisterinpitäjä määrittää ne, sekä niiden perusteella lasketut palkkiosummat.
3. Erityiset henkilötietoryhmät: Käyttäjän asiakkaiden terveydentilaa koskevat tiedot (terveyskysely, toimenpiteiden kuvaukset, valokuvat). Niiden käsittelyn laajuuden määrittää Rekisterinpitäjä.
4. Käsittelyn luonne: kerääminen, myös Verkkoajanvaraussivun kautta; tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen ja muuttaminen; näyttäminen yrityksen tilitilan käyttäjille heidän roolinsa ja toimipisteidensä mukaisesti; PDF-asiakirjojen, raporttien ja laskelmien laatiminen; sähköpostiviestien lähettäminen – asiakirjat asiakkaalle hänen sähköpostiosoitteeseensa, ajanvarausta koskevat viestit ja käyntimuistutukset Käyttäjän asiakkaille sekä ilmoitukset Verkkoajanvaraussivun kautta tehdyistä varauksista yrityksen omistajalle sekä toimipisteen päälliköille ja ylläpitäjille; asiantuntijoiden etunimen, sukunimen, tehtävänimikkeen ja valokuvan näyttäminen Verkkoajanvaraussivulla; suojaaminen väärinkäytöksiltä; varmuuskopiointi; vienti; poistaminen.
5. Käsittelyn tarkoitukset: Palvelun ja sen toimintojen tarjoaminen Rekisterinpitäjälle, Rekisterinpitäjän tekninen tuki, Palvelun turvallisuuden ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen, palautuminen häiriöistä.
6. Käsittelyn kesto: Sopimuksen voimassaolon ajan (osa 11).
LIITE 2: ALIHANKKIJAT
Luettelo on voimassa 29. lokakuuta 2026 alkaen.
Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Saksa) – Palvelun pilvi-infrastruktuuri: palvelimet, tietokanta, valokuvien ja asiakirjojen tallennustila, varmuuskopiot. Käsittelypaikka – Saksa (datakeskukset Nürnbergissä ja Falkensteinissa).
Palvelun sähköpostiviestit, mukaan lukien Käyttäjän asiakkaille lähetettävät viestit, lähetetään Käsittelijän oman sähköpostipalvelimen kautta. Tietosuojakäytännössä mainitut maksupalveluntarjoajat, sovelluskaupat ja analytiikkapalvelut eivät ole Alihankkijoita: ne saavat vain ne Käyttäjän tiedot, jotka ovat tarpeen niiden tehtävien suorittamiseksi, eikä niillä ole pääsyä Asiakasprofiileihin.
LIITE 3: TEKNISET JA ORGANISATORISET TOIMENPITEET
1. Sijainti. Palvelun palvelimet ja varmuuskopiot sijaitsevat Hetzner Online GmbH:n datakeskuksissa Saksassa. Palveluntarjoajan tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä on sertifioitu kansainvälisen ISO/IEC 27001 -standardin mukaisesti.
2. Tiedonsiirron suojaus. Tiedonvaihto mobiilisovelluksen, verkkosivuston ja Palvelun palvelinten välillä tapahtuu ainoastaan suojattua yhteyttä käyttäen (HTTPS/TLS).
3. Tiedostojen säilytys. Valokuvia ja asiakirjoja säilytetään yksityisessä tallennustilassa, eivätkä ne ole saatavilla pysyvien suorien linkkien kautta: sovellus antaa niihin pääsyn väliaikaisilla linkeillä, joiden voimassaoloaika on rajoitettu.
4. Pääsy infrastruktuuriin. Tietokantaan ei ole pääsyä internetistä. Hallinnollinen pääsy palvelimille on vain Käsittelijän valtuutetulla teknisellä henkilöstöllä avainpohjaista todennusta käyttäen.
5. Tilit. Salasanat tallennetaan ainoastaan kryptografisina tiivisteinä. Pääsy Palveluun annetaan tokeneilla, joiden voimassaoloaika on rajoitettu; salasanan nollaamisen jälkeen aiemmin myönnetyt tokenit mitätöidään. Kirjautumisyritysten ja vahvistuskoodien syöttöyritysten määrää on rajoitettu.
6. Pääsynhallinta. Yrityksen tiedot ovat vain sen tilitilan käyttäjien käytettävissä. Käyttäjän työntekijöiden pääsyn laajuus määräytyy heidän roolinsa mukaan (omistaja, päällikkö, ylläpitäjä, asiantuntija) ja CRM-toimintoja käytettäessä myös niiden toimipisteiden mukaan, joihin heidät on liitetty; erityisesti asiantuntijalle ei näytetä Käyttäjän asiakkaiden yhteystietoja. Roolit ja toimipisteisiin liittämisen määrittävät yrityksen omistaja ja päälliköt.
7. Käsittelijän henkilöstö. Henkilöt, joilla on pääsy Toimeksiannettuihin tietoihin, ovat velvollisia noudattamaan luottamuksellisuutta, ja he tarkastelevat Asiakasprofiilien sisältöä vain Sopimuksen kohdassa 4.5 mainituissa tapauksissa.
8. Verkkoajanvaraussivu. Kyselyjen ja varauspyyntöjen määrää rajoitetaan IP-osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen perusteella; näitä arvoja käytetään tiivisteinä väliaikaisissa laskureissa, jotka poistetaan automaattisesti rajoitusjakson päätyttyä. Varauksen peruutuslinkki sisältää arvaamattoman koodin, ja tietokannassa säilytetään vain sen tiiviste. Verkkoajanvaraussivulla ja varauksen peruutussivulla ei käytetä Meta Pixeliä eikä muita mainonta- ja analytiikkatyökaluja.
9. Lokit. Virheet ja häiriöt kirjataan lokeihin Palvelun toiminnan valvomiseksi; salasanat, tokenit ja vahvistuskoodit peitetään lokeissa.
10. Varmuuskopiointi. Tietokannan varmuuskopiot luodaan säännöllisesti, ja niitä säilytetään erillisessä tallennustilassa Saksassa.
11. Poistaminen. Poistettuja asiakkaita, käyntejä ja varauksia säilytetään arkistossa 30 (kolmenkymmenen) kalenteripäivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti; yrityksen tilitilan tiedot poistetaan automaattisesti säilytysaikojen päätyttyä (Sopimuksen osa 11).
12. Vienti. Yrityksen tilitilan tietojen jäljennös luovutetaan vain yrityksen omistajalle: latauslinkki lähetetään vain hänen tilillään ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen, ja se on voimassa 7 (seitsemän) kalenteripäivää, minkä jälkeen arkisto poistetaan Palvelun palvelimilta.
YHTEYSTIEDOT
Ukrainan lainsäädännön mukainen yksityinen elinkeinonharjoittaja Serdiukova Anna
Verotunniste 3117915209
Puh. +380731234011
Sähköposti: support@podocard.com