Deze Verwerkersovereenkomst (hierna te noemen de Overeenkomst) bepaalt de voorwaarden waaronder individuele ondernemer naar het recht van Oekraïne Serdiukova Anna (hierna te noemen de Administratie of de Verwerker) de persoonsgegevens van de cliënten en medewerkers van een Gebruiker van de dienst PodoCard namens en in opdracht van die Gebruiker verwerkt bij het leveren van de Dienst.
De Overeenkomst vormt een aanvulling op de Gebruiksvoorwaarden van de dienst PodoCard en het Privacybeleid, die zijn gepubliceerd op de website https://podocard.com, en is samen daarmee van toepassing. De Overeenkomst is een toetredingsovereenkomst in de zin van artikel 634 van het Burgerlijk Wetboek van Oekraïne. De Gebruiker treedt toe tot de Overeenkomst (aanvaardt deze) wanneer hij de Gebruiksvoorwaarden aanvaardt en persoonsgegevens van Cliënten van de Gebruiker of Medewerkers van de Gebruiker in de Dienst invoert, onder meer wanneer hij het ontvangen van afspraken via de Pagina voor online afspraken inschakelt.
De Overeenkomst is opgesteld overeenkomstig de Wet van Oekraïne ‘Over de bescherming van persoonsgegevens’ van 01.06.2010 nr. 2297-VI en, voor Gebruikers op wie de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) van toepassing is, tevens overeenkomstig artikel 28 van de AVG.
Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026.
HOOFDSTUK 1: TERMINOLOGIE
In de Overeenkomst worden de begrippen uit de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid gebruikt (waaronder ‘Dienst’, ‘Website’, ‘Gebruiker’, ‘Cliënt van de Gebruiker’, ‘Cliëntprofiel’, ‘CRM-functies’, ‘Pagina voor online afspraken’, ‘Medewerker van de Gebruiker’), alsmede de volgende begrippen:
‘Verwerkingsverantwoordelijke’ — de Gebruiker die eigenaar is van een bedrijf in de Dienst, of, indien de accountruimte van het bedrijf wordt gevoerd voor een rechtspersoon of een individuele ondernemer, die persoon. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens en is in de terminologie van de Wet van Oekraïne ‘Over de bescherming van persoonsgegevens’ de eigenaar daarvan.
‘Verwerker’ — de Administratie, die de Toevertrouwde Gegevens namens en in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt; in de terminologie van de Wet van Oekraïne ‘Over de bescherming van persoonsgegevens’ de houder van persoonsgegevens.
‘Toevertrouwde Gegevens’ — persoonsgegevens van Cliënten van de Gebruiker en Medewerkers van de Gebruiker die door de Verwerkingsverantwoordelijke, door Medewerkers van de Gebruiker of door de Cliënten van de Gebruiker zelf via de Pagina voor online afspraken in de accountruimte van het bedrijf worden ingevoerd en die de Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. De samenstelling daarvan is opgenomen in Bijlage 1.
‘Betrokkene’ — een natuurlijke persoon op wie de Toevertrouwde Gegevens betrekking hebben.
‘Subverwerker’ — een derde die de Verwerker inschakelt voor de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens.
‘Incident’ — een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze heeft geleid tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot de Toevertrouwde Gegevens.
‘Gegevensbeschermingswetgeving’ — de Wet van Oekraïne ‘Over de bescherming van persoonsgegevens’, alsmede de AVG en andere wetten inzake de bescherming van persoonsgegevens, indien deze op de Verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijn.
HOOFDSTUK 2: ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED VAN DE OVEREENKOMST
2.1. De Verwerkingsverantwoordelijke geeft de Verwerker opdracht, en de Verwerker verbindt zich ertoe, de Toevertrouwde Gegevens uitsluitend te verwerken om de Verwerkingsverantwoordelijke de Dienst te leveren overeenkomstig de Gebruiksvoorwaarden, en voor de technische ondersteuning en de bescherming van de Dienst. De aard en de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens en van Betrokkenen, alsmede de duur van de verwerking zijn vermeld in Bijlage 1.
2.2. De Overeenkomst is niet van toepassing op persoonsgegevens waarvan de doeleinden en middelen van de verwerking door de Administratie zelf als eigenaar (verwerkingsverantwoordelijke) worden bepaald: accountgegevens van Gebruikers, waaronder van Medewerkers van de Gebruiker als gebruikers van de Dienst; gegevens over de betaling van het abonnement; technische informatie, cookies en analysegegevens; gegevens van deelnemers aan het partnerprogramma (referralprogramma). De verwerking daarvan wordt beheerst door het Privacybeleid.
2.3. In geval van tegenstrijdigheid tussen de Overeenkomst en de Gebruiksvoorwaarden of het Privacybeleid met betrekking tot de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens zijn de bepalingen van de Overeenkomst van toepassing.
HOOFDSTUK 3: VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
3.1. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt zelfstandig de doeleinden van de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan, waaronder voor:
het bestaan van een passende rechtsgrond voor de verwerking, met inbegrip van de toestemming van de Cliënten van de Gebruiker voor de verwerking van gegevens over de gezondheidstoestand, foto's en handtekeningen, indien een dergelijke toestemming door de wetgeving wordt vereist;
het informeren van de Betrokkenen over de doeleinden, de samenstelling en de termijnen van de verwerking van hun gegevens, alsmede over het feit dat de gegevens met behulp van de Dienst worden verwerkt;
de juistheid en actualiteit van de ingevoerde gegevens en de overeenstemming daarvan met de doeleinden van de verwerking.
3.2. De instructies die de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker geeft, moeten in overeenstemming zijn met de Gegevensbeschermingswetgeving.
3.3. De Verwerkingsverantwoordelijke wijst Medewerkers van de Gebruiker rollen en filialen zodanig toe dat hun toegang tot gegevens overeenstemt met het werk dat zij verrichten, en deactiveert of verwijdert tijdig de accounts van Medewerkers van de Gebruiker die hun werkzaamheden hebben beëindigd. Handelingen van Medewerkers van de Gebruiker in de accountruimte van het bedrijf worden beschouwd als handelingen van de Verwerkingsverantwoordelijke.
3.4. De Verwerkingsverantwoordelijke zorgt voor de bescherming van de wachtwoorden en apparaten waarmee hij en de Medewerkers van de Gebruiker inloggen op de Dienst, en is verantwoordelijk voor de Toevertrouwde Gegevens die uit de Dienst zijn verkregen: de export, PDF-documenten, foto's en andere gedownloade bestanden.
3.5. De Verwerkingsverantwoordelijke behandelt verzoeken van Betrokkenen zelfstandig en voert deze uit (hoofdstuk 7).
HOOFDSTUK 4: VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKER
4.1. De Verwerker verwerkt de Toevertrouwde Gegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, onder meer met betrekking tot doorgiften van gegevens naar het buitenland (hoofdstuk 9), tenzij de op de Verwerker van toepassing zijnde wetgeving anders vereist. In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vóór het begin van de verwerking in kennis van dat wettelijke vereiste, tenzij de wet een dergelijke kennisgeving verbiedt.
4.2. Gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn: de Overeenkomst en de Gebruiksvoorwaarden; handelingen van de Verwerkingsverantwoordelijke en de Medewerkers van de Gebruiker in de Dienst (het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens, de instellingen van het bedrijf en de filialen, het inschakelen van de CRM-functies en de Pagina voor online afspraken, het versturen van documenten aan cliënten); schriftelijke verzoeken van de eigenaar van het bedrijf aan de klantenservice op support@podocard.com, waaronder een verzoek om een export van de gegevens. Andere instructies worden uitgevoerd indien zij binnen de Dienst technisch uitvoerbaar zijn en door de partijen zijn overeengekomen.
4.3. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke naar zijn oordeel inbreuk maakt op de Gegevensbeschermingswetgeving.
4.4. De Verwerker gebruikt de Toevertrouwde Gegevens niet voor eigen doeleinden, waaronder marketingdoeleinden, verkoopt ze niet en geeft ze niet door aan derden, met uitzondering van Subverwerkers (hoofdstuk 6) en de bij wet voorziene gevallen. De Verwerker stuurt Cliënten van de Gebruiker geen reclameberichten.
4.5. De Verwerker verleent uitsluitend toegang tot de Toevertrouwde Gegevens aan personen voor wie dat noodzakelijk is om de Dienst te leveren, te ondersteunen en te beschermen, en zorgt ervoor dat zij zich ertoe hebben verbonden de vertrouwelijkheid in acht te nemen of op grond van de wet tot vertrouwelijkheid verplicht zijn. Deze personen bekijken de inhoud van Cliëntprofielen uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is om een verzoek van de Gebruiker aan de klantenservice af te handelen, een technische storing te verhelpen of aan wettelijke vereisten te voldoen.
4.6. De Verwerker neemt technische en organisatorische maatregelen om de Toevertrouwde Gegevens te beschermen (hoofdstuk 5 en Bijlage 3), verleent de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand bij het nakomen van diens verplichtingen (hoofdstukken 7 en 8) en verstrekt de informatie die nodig is om de naleving van de Overeenkomst aan te tonen (hoofdstuk 10).
HOOFDSTUK 5: BEVEILIGING VAN DE VERWERKING
5.1. Rekening houdend met de aard van de Toevertrouwde Gegevens, waaronder gegevens over de gezondheidstoestand, past de Verwerker de in Bijlage 3 vermelde maatregelen toe en handhaaft hij het niveau daarvan gedurende de looptijd van de Overeenkomst. De Verwerker heeft het recht afzonderlijke maatregelen te wijzigen, mits het algemene niveau van bescherming van de Toevertrouwde Gegevens niet daalt.
5.2. Een deel van de maatregelen valt onder de controle van de Verwerkingsverantwoordelijke zelf: het toewijzen van rollen en filialen aan Medewerkers van de Gebruiker, het tijdig deactiveren van hun accounts, sterke wachtwoorden, de beveiliging van apparaten, het uitschakelen van online afspraken voor een filiaal, een Medewerker van de Gebruiker of een cliënt. De Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelfstandig of de maatregelen van de Verwerker voor zijn verwerking toereikend zijn.
HOOFDSTUK 6: SUBVERWERKERS
6.1. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst van Subverwerkers is opgenomen in Bijlage 2.
6.2. De Verwerker maakt zijn voornemen om een nieuwe Subverwerker in te schakelen of een bestaande Subverwerker te vervangen bekend door op de Website een bijgewerkte Bijlage 2 te publiceren met vermelding van de datum waarop de wijziging in werking treedt, uiterlijk 14 (veertien) kalenderdagen vóór die datum.
6.3. Vóór die datum heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht een met redenen omkleed bezwaar te sturen naar support@podocard.com. Bereiken de partijen geen overeenstemming, dan heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht het gebruik van de Dienst te staken voordat de wijziging in werking treedt: een export van de gegevens te verkrijgen en het account te verwijderen op de in hoofdstuk 11 bepaalde wijze.
6.4. Is de vervanging van een Subverwerker dringend noodzakelijk om de beveiliging of de continuïteit van de werking van de Dienst te waarborgen, dan heeft de Verwerker het recht deze zonder voorafgaande kennisgeving door te voeren, mits een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming behouden blijft, en publiceert hij zo spoedig mogelijk een bijgewerkte Bijlage 2. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht tegen een dergelijke vervanging bezwaar te maken op de in punt 6.3 bepaalde wijze.
6.5. De Verwerker schakelt Subverwerkers uitsluitend in op basis van een overeenkomst die hun verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt die niet minder streng zijn dan die waarin de Overeenkomst voorziet, voor zover deze van toepassing zijn op de diensten van de Subverwerker, en is jegens de Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor de nakoming van die verplichtingen door de Subverwerkers.
HOOFDSTUK 7: VERZOEKEN VAN BETROKKENEN
7.1. De Dienst stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in staat verzoeken van Betrokkenen zelfstandig uit te voeren: de gegevens van een cliënt en diens bezoeken en afspraken te bekijken, te corrigeren en te verwijderen, online afspraken voor de cliënt uit te schakelen, alsmede een kopie van de gegevens van de accountruimte van het bedrijf (een export) te verkrijgen op de in het Privacybeleid vastgestelde wijze.
7.2. Ontvangt de Verwerker een verzoek van een Betrokkene, dan behandelt de Verwerker het niet inhoudelijk, maar stuurt hij het door naar de eigenaar van het betreffende bedrijf, indien het bedrijf aan de hand van de gegevens in het verzoek kan worden vastgesteld, en deelt hij de verzoeker mee dat deze zich voor de uitoefening van zijn rechten tot de Verwerkingsverantwoordelijke dient te wenden.
7.3. Kan de Verwerkingsverantwoordelijke een verzoek niet met de middelen van de Dienst uitvoeren, dan verleent de Verwerker op verzoek van de eigenaar van het bedrijf binnen redelijke grenzen bijstand bij de uitvoering ervan, rekening houdend met de aard van de verwerking.
HOOFDSTUK 8: INCIDENTEN EN BIJSTAND AAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
8.1. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk, zonder onredelijke vertraging nadat hij er kennis van heeft genomen, in kennis van een Incident. De kennisgeving wordt verstuurd naar het in het account opgegeven e-mailadres van de eigenaar van het bedrijf en/of gedaan via een bericht in de Dienst.
8.2. De kennisgeving bevat, voor zover die gegevens de Verwerker bekend zijn: een omschrijving van het Incident, de categorieën en bij benadering het aantal van de Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen, een contactpunt voor het verkrijgen van nadere informatie. Gegevens die op het moment van de kennisgeving niet bekend zijn, verstrekt de Verwerker in stappen naarmate hij ze verkrijgt.
8.3. De Verwerker neemt onverwijld redelijke maatregelen om het Incident te verhelpen en de gevolgen ervan te beperken, en verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke de gegevens die nodig zijn om de toezichthoudende autoriteit en de Betrokkenen in kennis te stellen. Dergelijke kennisgevingen worden, indien vereist, door de Verwerkingsverantwoordelijke gedaan.
8.4. Rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie verleent de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit, indien deze voor de Verwerkingsverantwoordelijke vereist zijn, door informatie te verstrekken over de Dienst en de toegepaste beschermingsmaatregelen.
HOOFDSTUK 9: PLAATS VAN DE VERWERKING EN DOORGIFTE VAN GEGEVENS NAAR HET BUITENLAND
9.1. De Toevertrouwde Gegevens worden bewaard op servers op het grondgebied van de Bondsrepubliek Duitsland, in de datacentra van Hetzner Online GmbH (Neurenberg, Falkenstein). Back-ups van de database worden bewaard in een afzonderlijke opslag van dezelfde aanbieder op het grondgebied van Duitsland. De plaats van opslag van de Toevertrouwde Gegevens wordt gewijzigd op de in hoofdstuk 6 bepaalde wijze.
9.2. De Verwerker is in Oekraïne geregistreerd. De toegang van bevoegde personen van de Verwerker tot de Toevertrouwde Gegevens ten behoeve van de ondersteuning, het onderhoud en de bescherming van de Dienst kan plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer vanuit Oekraïne.
9.3. Is de AVG van toepassing op de Verwerkingsverantwoordelijke en vormt een dergelijke toegang een doorgifte van persoonsgegevens naar een land ten aanzien waarvan de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, dan zijn op die doorgifte de standaardcontractbepalingen van toepassing die zijn vastgesteld bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021, module 2 ‘Doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke aan verwerker’ (hierna te noemen de SCC's). De SCC's worden door middel van verwijzing in de Overeenkomst opgenomen; daarin treedt de Verwerkingsverantwoordelijke op als gegevensexporteur en de Verwerker als gegevensimporteur. Voor de toepassing van de SCC's geldt het volgende: clausule 7 is niet van toepassing; voor clausule 9, onder a), geldt optie 2 (algemene toestemming), met de in punt 6.2 van de Overeenkomst vermelde kennisgevingstermijn; de facultatieve formulering in clausule 11, onder a), is niet van toepassing; voor clausule 17 geldt het recht van de EU-lidstaat waar de Verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd of, indien dat recht niet voorziet in rechten van derde begunstigden, het recht van de Bondsrepubliek Duitsland; voor clausule 18 worden geschillen beslecht door de rechter van de EU-lidstaat waar de Verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd; de bijlagen I, II en III bij de SCC's worden geacht te zijn ingevuld met de gegevens uit respectievelijk de Bijlagen 1, 3 en 2 bij de Overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheid tussen de Overeenkomst en de SCC's hebben de SCC's voorrang.
HOOFDSTUK 10: INFORMATIE EN CONTROLES
10.1. Op verzoek van de eigenaar van het bedrijf verstrekt de Verwerker de informatie die nodig is om de naleving van de Overeenkomst aan te tonen: een beschrijving van de toegepaste beschermingsmaatregelen, de lijst van Subverwerkers, gegevens over de certificering van de aanbieder van de infrastructuur en antwoorden op redelijke vragen van de Verwerkingsverantwoordelijke over de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens.
10.2. Is die informatie ontoereikend of verlangt de toezichthoudende autoriteit een controle, dan heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht een controle (audit) van de verwerking van de Toevertrouwde Gegevens uit te voeren, zelf of met inschakeling van een onafhankelijke auditor die aan een verplichting tot vertrouwelijkheid is gebonden. De controle vindt niet vaker plaats dan eenmaal per 12 (twaalf) maanden, tenzij zij het gevolg is van een Incident of van een eis van de toezichthoudende autoriteit, na kennisgeving aan de Verwerker ten minste 30 (dertig) kalenderdagen van tevoren, tijdens werkuren, zonder toegang tot de gegevens van andere gebruikers van de Dienst en op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke. De infrastructuur van Subverwerkers wordt gecontroleerd aan de hand van hun rapporten en certificaten.
HOOFDSTUK 11: LOOPTIJD, TERUGGAVE EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS
11.1. De Overeenkomst treedt in werking op het moment van aanvaarding en blijft van kracht zolang de Verwerker Toevertrouwde Gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, tot de verwijdering daarvan overeenkomstig dit hoofdstuk.
11.2. Cliënten, bezoeken en kalenderafspraken die door de Verwerkingsverantwoordelijke of door Medewerkers van de Gebruiker in de Dienst zijn verwijderd, worden naar het archief verplaatst en kunnen gedurende 30 (dertig) kalenderdagen worden hersteld. Na het verstrijken van die termijn worden zij automatisch en zonder mogelijkheid tot herstel verwijderd, samen met de bijbehorende foto's en documenten. Kalenderafspraken waarvoor betalingen zijn geregistreerd, worden daarbij niet verwijderd en blijven bewaard in de accountruimte van het bedrijf; na de verwijdering van de cliënt worden zij bewaard zonder koppeling aan die cliënt.
11.3. De kopie van het e-mailadres en de naam van de Cliënt van de Gebruiker uit het formulier op de Pagina voor online afspraken, die wordt bewaard om herinneringen aan het bezoek te versturen, wordt 30 (dertig) dagen na het begin van het bezoek verwijderd.
11.4. Vóór de verwijdering van de gegevens heeft de eigenaar van het bedrijf het recht kosteloos een kopie van de gegevens van de accountruimte van het bedrijf (een export) te verkrijgen. De samenstelling, het formaat en de procedure van de export zijn vastgelegd in het Privacybeleid.
11.5. Verwijdert de eigenaar van het bedrijf zijn account, dan worden de accountruimte van het bedrijf en alle Toevertrouwde Gegevens zonder mogelijkheid tot herstel verwijderd na het verstrijken van 7 (zeven) kalenderdagen vanaf het moment van bevestiging van het verzoek om verwijdering. Vóór het verstrijken van die termijn kan het verzoek worden geannuleerd op de in de Gebruiksvoorwaarden vastgestelde wijze.
11.6. Is de toegang tot de Dienst beëindigd na afloop van de proefperiode of van een betaalde periode en is het account niet verwijderd, dan worden de Toevertrouwde Gegevens bewaard, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke de toegang kan herstellen: 2 (twee) maanden vanaf de datum van het einde van de proefperiode, indien geen betaald abonnement is aangeschaft, of 2 (twee) jaar vanaf de datum van het einde van de laatste betaalde periode. Na het verstrijken van die termijnen worden de gegevens automatisch en zonder mogelijkheid tot herstel verwijderd. Een Verwerkingsverantwoordelijke die een dergelijke bewaring niet wenst, heeft het recht het account op elk moment te verwijderen op de in punt 11.5 bepaalde wijze.
11.7. Uit back-ups worden de Toevertrouwde Gegevens verwijderd naarmate de back-ups volgens planning worden vervangen. Tot dat moment worden de back-ups met dezelfde maatregelen beschermd en uitsluitend gebruikt om de Dienst na storingen te herstellen.
11.8. Verplicht de wetgeving de Verwerker bepaalde Toevertrouwde Gegevens langer te bewaren, dan bewaart de Verwerker die uitsluitend gedurende de vastgestelde termijn, waarborgt hij de vertrouwelijkheid ervan en verwerkt hij ze niet voor andere doeleinden.
HOOFDSTUK 12: AANSPRAKELIJKHEID
12.1. De partijen zijn aansprakelijk voor schending van de Overeenkomst overeenkomstig het toepasselijke recht. De in de Gebruiksvoorwaarden vastgelegde beperkingen van aansprakelijkheid zijn op de Overeenkomst van toepassing voor zover de Gegevensbeschermingswetgeving dat toestaat, en beperken de rechten van Betrokkenen niet.
HOOFDSTUK 13: SLOTBEPALINGEN
13.1. De Administratie heeft het recht de Overeenkomst te wijzigen door een nieuwe versie op de Website te publiceren met vermelding van de datum van de laatste bijwerking. Wijzigingen in de lijst van Subverwerkers worden aangebracht op de in hoofdstuk 6 bepaalde wijze. Voortgezet gebruik van de Dienst nadat de nieuwe versie in werking is getreden, betekent instemming daarmee. Stemt de Gebruiker daarmee niet in, dan heeft hij het recht het gebruik van de Dienst te staken en het account te verwijderen.
13.2. Op de Overeenkomst is het recht van Oekraïne van toepassing, met inachtneming van de dwingende bepalingen van de op de Verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijnde Gegevensbeschermingswetgeving en van hoofdstuk 9. Geschillen worden beslecht op de in de Gebruiksvoorwaarden vastgestelde wijze.
13.3. Kennisgevingen aan de Verwerkingsverantwoordelijke worden verstuurd naar het in het account opgegeven e-mailadres van de eigenaar van het bedrijf of gedaan via een bericht in de Dienst; kennisgevingen aan de Verwerker worden verstuurd naar support@podocard.com.
13.4. De ongeldigheid van een afzonderlijke bepaling van de Overeenkomst laat de geldigheid van de overige bepalingen ervan onverlet.
BIJLAGE 1: BESCHRIJVING VAN DE VERWERKING
1. Categorieën van Betrokkenen:
Cliënten van de Gebruiker, waaronder personen die via de Pagina voor online afspraken een afspraak hebben gemaakt;
Medewerkers van de Gebruiker — met betrekking tot de gegevens die het bedrijf in de Dienst invoert.
2. Categorieën van Toevertrouwde Gegevens:
gegevens van Cliënten van de Gebruiker: achternaam, voornaam en patroniem, geslacht, geboortedatum, beroep; telefoonnummer, e-mailadres, contactgegevens op Telegram en Instagram; medische vragenlijst (gegevens over ziekten en aandoeningen, allergieën, voetmaat, notities); bezoekgeschiedenis (beschrijving van behandelingen, markeringen op voetschema's, gegevens over correctiesystemen, notities, foto's, waaronder van vóór en na behandelingen); elektronische handtekeningen en ondertekende documenten, waaronder geïnformeerde toestemmingen in PDF-formaat; andere gegevens en bestanden die de Verwerkingsverantwoordelijke invoert;
bij het gebruik van de CRM-functies: afspraken (datum en tijdstip, filiaal, specialist, diensten en de prijs daarvan, status van de afspraak, opmerkingen), gegevens over betalingen van afspraken (bedrag, betaalmethode, datum) en over afrekeningen met cliënten, de instelling die de cliënt toestaat via de Pagina voor online afspraken afspraken te maken;
bij het maken van een afspraak via de Pagina voor online afspraken: de in het formulier opgegeven voornaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres, de gekozen diensten, specialist, datum en tijdstip, alsmede het vinkje voor de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens (datum en tijdstip, IP-adres, gegevens over de browser, versie van het document);
gegevens van Medewerkers van de Gebruiker: voornaam, achternaam, contactgegevens, functie, foto (avatar), rol en filialen, werkrooster (werkdagen en werkuren, pauzes, vrije dagen), afspraken van cliënten en verleende diensten, beloningsvoorwaarden (een percentage van de prijs van de diensten en/of een vast bedrag), indien de Verwerkingsverantwoordelijke die vaststelt, en de op basis daarvan berekende beloningsbedragen.
3. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: gegevens over de gezondheidstoestand van de Cliënten van de Gebruiker (medische vragenlijst, beschrijvingen van behandelingen, foto's). De omvang van de verwerking daarvan wordt bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke.
4. Aard van de verwerking: het verzamelen, onder meer via de Pagina voor online afspraken; het vastleggen, systematiseren, opslaan en wijzigen; het weergeven aan gebruikers van de accountruimte van het bedrijf overeenkomstig hun rollen en filialen; het aanmaken van PDF-documenten, rapporten en berekeningen; het versturen van e-mails — documenten aan de cliënt op diens e-mailadres, e-mails over afspraken en herinneringen aan bezoeken aan Cliënten van de Gebruiker, berichten over afspraken via de Pagina voor online afspraken aan de eigenaar van het bedrijf en aan de managers en beheerders van het filiaal; het weergeven van de voornaam, achternaam, functie en foto van specialisten op de Pagina voor online afspraken; de bescherming tegen misbruik; het maken van back-ups; de export; de verwijdering.
5. Doeleinden van de verwerking: het leveren van de Dienst en de functies daarvan aan de Verwerkingsverantwoordelijke, de technische ondersteuning van de Verwerkingsverantwoordelijke, het waarborgen van de beveiliging en de continuïteit van de werking van de Dienst, het herstel na storingen.
6. Duur van de verwerking: gedurende de looptijd van de Overeenkomst (hoofdstuk 11).
BIJLAGE 2: SUBVERWERKERS
Deze lijst geldt vanaf 29 oktober 2026.
Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland) — cloudinfrastructuur van de Dienst: servers, database, opslag van foto's en documenten, back-ups. Plaats van verwerking — Duitsland (datacentra in Neurenberg en Falkenstein).
De e-mails van de Dienst, waaronder die aan Cliënten van de Gebruiker, worden verstuurd via de eigen mailserver van de Verwerker. De in het Privacybeleid genoemde betaaldienstverleners, appstores en analysediensten zijn geen Subverwerkers: zij ontvangen uitsluitend de gegevens van de Gebruiker die nodig zijn om hun functies uit te voeren en hebben geen toegang tot Cliëntprofielen.
BIJLAGE 3: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
1. Hosting. De servers van de Dienst en de back-ups bevinden zich in de datacentra van Hetzner Online GmbH op het grondgebied van Duitsland. Het managementsysteem voor informatiebeveiliging van de aanbieder is gecertificeerd volgens de internationale norm ISO/IEC 27001.
2. Beveiliging van de gegevensoverdracht. De gegevensuitwisseling tussen de mobiele app, de website en de servers van de Dienst verloopt uitsluitend over een beveiligde verbinding (HTTPS/TLS).
3. Opslag van bestanden. Foto's en documenten worden bewaard in een privéopslag en zijn niet via permanente directe links beschikbaar: de app geeft er toegang toe via tijdelijke links met een beperkte geldigheidsduur.
4. Toegang tot de infrastructuur. De database is niet vanaf internet toegankelijk. Administratieve toegang tot de servers hebben uitsluitend de daartoe bevoegde technische medewerkers van de Verwerker, met authenticatie op basis van sleutels.
5. Accounts. Wachtwoorden worden uitsluitend bewaard in de vorm van cryptografische hashes. Toegang tot de Dienst wordt verleend door middel van tokens met een beperkte geldigheidsduur; nadat een wachtwoord opnieuw is ingesteld, worden eerder uitgegeven tokens ingetrokken. Het aantal pogingen om in te loggen en om bevestigingscodes in te voeren is beperkt.
6. Toegangsbeheer. De gegevens van een bedrijf zijn uitsluitend toegankelijk voor de gebruikers van zijn accountruimte. De omvang van de toegang van Medewerkers van de Gebruiker wordt bepaald door hun rol (eigenaar, manager, beheerder, specialist) en, bij het gebruik van de CRM-functies, ook door de filialen waaraan zij zijn gekoppeld; in het bijzonder worden de contactgegevens van Cliënten van de Gebruiker niet aan een specialist getoond. Rollen en de koppeling aan filialen worden toegewezen door de eigenaar van het bedrijf en de managers.
7. Personeel van de Verwerker. Personen die toegang hebben gekregen tot de Toevertrouwde Gegevens, zijn verplicht de vertrouwelijkheid in acht te nemen en bekijken de inhoud van Cliëntprofielen uitsluitend in de in punt 4.5 van de Overeenkomst vermelde gevallen.
8. Pagina voor online afspraken. Het aantal verzoeken en aanvragen wordt beperkt per IP-adres, telefoonnummer en e-mailadres; deze waarden worden in de vorm van hashes gebruikt in tijdelijke tellers, die na het verstrijken van de beperkingsperiode automatisch worden verwijderd. De link om een afspraak te annuleren bevat een niet te raden code; in de database wordt uitsluitend de hash daarvan bewaard. Op de Pagina voor online afspraken en op de pagina voor het annuleren van een afspraak worden Meta Pixel en andere reclame- en analysehulpmiddelen niet gebruikt.
9. Logbestanden. Fouten en storingen worden in logbestanden vastgelegd om de werking van de Dienst te bewaken; wachtwoorden, tokens en bevestigingscodes worden in de logbestanden gemaskeerd.
10. Back-ups. Back-ups van de database worden regelmatig gemaakt en bewaard in een afzonderlijke opslag op het grondgebied van Duitsland.
11. Verwijdering. Verwijderde cliënten, bezoeken en afspraken worden 30 (dertig) kalenderdagen in het archief bewaard en daarna automatisch verwijderd; de gegevens van de accountruimte van het bedrijf worden automatisch verwijderd na het verstrijken van de bewaartermijnen (hoofdstuk 11 van de Overeenkomst).
12. Export. Een kopie van de gegevens van de accountruimte van het bedrijf wordt uitsluitend aan de eigenaar van het bedrijf verstrekt: de downloadlink wordt uitsluitend verzonden naar het e-mailadres in zijn account en is 7 (zeven) kalenderdagen geldig, waarna het archief van de servers van de Dienst wordt verwijderd.
GEGEVENS
Individuele ondernemer naar het recht van Oekraïne Serdiukova Anna
Fiscaal nummer 3117915209
Tel. +380731234011
E-mail: support@podocard.com