Цей Договір про обробку персональних даних (надалі — Договір) визначає умови, на яких ФОП Сердюкова Анна Андріївна (надалі — Адміністрація або Обробник) обробляє персональні дані клієнтів і співробітників Користувача сервісу PodoCard від його імені та за його дорученням під час надання Сервісу.
Договір доповнює Умови користування сервісом PodoCard і Політику конфіденційності, розміщені на сайті https://podocard.com, і застосовується разом із ними. Договір є договором приєднання в розумінні статті 634 Цивільного кодексу України. Користувач приєднується до Договору (акцептує його), коли приймає Умови користування та вносить до Сервісу персональні дані Клієнтів Користувача або Співробітників Користувача, у тому числі вмикає приймання записів через Сторінку онлайн-запису.
Договір складено відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, а для Користувачів, на яких поширюється Загальний регламент про захист даних (ЄС) 2016/679 (GDPR), — також відповідно до статті 28 GDPR.
Дата останнього оновлення: 29 жовтня 2026 року.
РОЗДІЛ 1: ТЕРМІНОЛОГІЯ
У Договорі використовуються терміни Умов користування та Політики конфіденційності (у тому числі «Сервіс», «Сайт», «Користувач», «Клієнт Користувача», «Клієнтський профіль», «Функції CRM», «Сторінка онлайн-запису», «Співробітник Користувача»), а також такі терміни:
«Контролер» — Користувач, який є власником компанії в Сервісі, а якщо обліковий простір компанії ведеться для юридичної особи або фізичної особи — підприємця, — ця особа. Контролер визначає цілі та засоби обробки Доручених даних і в термінах Закону України «Про захист персональних даних» є їх володільцем.
«Обробник» — Адміністрація, яка обробляє Доручені дані від імені та за дорученням Контролера; у термінах Закону України «Про захист персональних даних» — розпорядник персональних даних.
«Доручені дані» — персональні дані Клієнтів Користувача та Співробітників Користувача, які вносять до облікового простору компанії Контролер, Співробітники Користувача або самі Клієнти Користувача через Сторінку онлайн-запису і які Обробник обробляє за дорученням Контролера. Їх склад наведено в Додатку 1.
«Суб’єкт даних» — фізична особа, якої стосуються Доручені дані.
«Субобробник» — третя особа, яку Обробник залучає до обробки Доручених даних.
«Інцидент» — порушення безпеки, яке призвело до випадкового або незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття Доручених даних або несанкціонованого доступу до них.
«Законодавство про захист даних» — Закон України «Про захист персональних даних», а також GDPR та інші закони про захист персональних даних, якщо вони поширюються на Контролера.
РОЗДІЛ 2: ПРЕДМЕТ І СФЕРА ДІЇ ДОГОВОРУ
2.1. Контролер доручає Обробнику, а Обробник зобов’язується обробляти Доручені дані виключно для надання Контролеру Сервісу відповідно до Умов користування, його технічної підтримки та захисту. Характер і цілі обробки, категорії даних і Суб’єктів даних, а також строк обробки зазначено в Додатку 1.
2.2. Договір не поширюється на персональні дані, цілі та засоби обробки яких визначає сама Адміністрація як володілець (контролер): дані облікових записів Користувачів, у тому числі Співробітників Користувача як користувачів Сервісу; дані про оплату підписки; технічну інформацію, cookies і дані аналітики; дані учасників партнерської (реферальної) програми. Їх обробка регулюється Політикою конфіденційності.
2.3. У разі суперечності між Договором та Умовами користування або Політикою конфіденційності в частині обробки Доручених даних застосовуються положення Договору.
РОЗДІЛ 3: ОБОВ’ЯЗКИ КОНТРОЛЕРА
3.1. Контролер самостійно визначає цілі обробки Доручених даних і відповідає за її законність, у тому числі за:
наявність належної правової підстави обробки, включно зі згодою Клієнтів Користувача на обробку відомостей про стан здоров’я, фотографій і підписів, якщо така згода вимагається законодавством;
інформування Суб’єктів даних про цілі, склад і строки обробки їхніх даних, а також про те, що дані обробляються з використанням Сервісу;
достовірність і актуальність даних, що вносяться, та їх відповідність цілям обробки.
3.2. Вказівки, які Контролер дає Обробнику, повинні відповідати законодавству про захист даних.
3.3. Контролер призначає Співробітникам Користувача ролі та філії так, щоб їхній доступ до даних відповідав виконуваній роботі, і своєчасно відключає або видаляє облікові записи Співробітників Користувача, які припинили роботу. Дії Співробітників Користувача в обліковому просторі компанії вважаються діями Контролера.
3.4. Контролер забезпечує захист паролів і пристроїв, з яких він і Співробітники Користувача входять до Сервісу, і відповідає за Доручені дані, отримані із Сервісу: вивантаження, PDF-документи, фотографії та інші завантажені файли.
3.5. Контролер самостійно розглядає звернення Суб’єктів даних і виконує їх (розділ 7).
РОЗДІЛ 4: ОБОВ’ЯЗКИ ОБРОБНИКА
4.1. Обробник обробляє Доручені дані лише за задокументованими вказівками Контролера, у тому числі щодо передачі даних за кордон (розділ 9), якщо інше не вимагається законодавством, яке поширюється на Обробника. У такому разі Обробник до початку обробки повідомляє Контролера про цю вимогу, якщо закон не забороняє такого повідомлення.
4.2. Задокументованими вказівками Контролера є: Договір і Умови користування; дії Контролера та Співробітників Користувача в Сервісі (внесення, зміна та видалення даних, налаштування компанії та філій, увімкнення Функцій CRM і Сторінки онлайн-запису, надсилання документів клієнтам); письмові звернення власника компанії до служби підтримки на support@podocard.com, у тому числі запит на вивантаження даних. Інші вказівки виконуються, якщо вони технічно здійсненні в межах Сервісу та погоджені сторонами.
4.3. Обробник негайно повідомляє Контролера, якщо, на його думку, вказівка Контролера порушує законодавство про захист даних.
4.4. Обробник не використовує Доручені дані для власних цілей, у тому числі маркетингових, не продає їх і не передає третім особам, за винятком Субобробників (розділ 6) і випадків, передбачених законом. Рекламних повідомлень Клієнтам Користувача Обробник не надсилає.
4.5. Обробник допускає до Доручених даних лише осіб, яким це необхідно для надання, підтримки та захисту Сервісу, і забезпечує, щоб вони зобов’язалися дотримуватися конфіденційності або були зобов’язані дотримуватися її відповідно до закону. Вміст Клієнтських профілів такі особи переглядають лише тоді, коли це необхідно для обробки звернення Користувача до служби підтримки, усунення технічної несправності або виконання вимог законодавства.
4.6. Обробник вживає технічних і організаційних заходів для захисту Доручених даних (розділ 5 і Додаток 3), сприяє Контролеру у виконанні його обов’язків (розділи 7 і 8) і надає інформацію, необхідну для підтвердження виконання Договору (розділ 10).
РОЗДІЛ 5: БЕЗПЕКА ОБРОБКИ
5.1. З урахуванням характеру Доручених даних, у тому числі відомостей про стан здоров’я, Обробник застосовує заходи, зазначені в Додатку 3, і підтримує їх рівень протягом строку дії Договору. Обробник має право змінювати окремі заходи за умови, що загальний рівень захисту Доручених даних не знижується.
5.2. Частина заходів перебуває під контролем самого Контролера: призначення ролей і філій Співробітникам Користувача, своєчасне відключення їхніх облікових записів, надійні паролі, захист пристроїв, вимкнення онлайн-запису для філії, Співробітника Користувача або клієнта. Контролер самостійно оцінює, чи достатні заходи Обробника для його обробки.
РОЗДІЛ 6: СУБОБРОБНИКИ
6.1. Контролер надає Обробнику загальний дозвіл залучати Субобробників. Чинний перелік Субобробників наведено в Додатку 2.
6.2. Про намір залучити нового Субобробника або замінити чинного Обробник повідомляє, публікуючи на Сайті оновлений Додаток 2 із зазначенням дати, з якої зміна набирає чинності, не пізніше ніж за 14 (чотирнадцять) календарних днів до цієї дати.
6.3. До зазначеної дати Контролер має право надіслати на support@podocard.com мотивоване заперечення. Якщо сторони не дійдуть згоди, Контролер має право припинити використання Сервісу до набрання зміною чинності: отримати вивантаження даних і видалити обліковий запис у порядку розділу 11.
6.4. Якщо заміна Субобробника терміново необхідна для забезпечення безпеки або безперервності роботи Сервісу, Обробник має право здійснити її без попереднього повідомлення за умови збереження порівнянного рівня захисту даних і в найкоротший строк публікує оновлений Додаток 2. Контролер має право заперечити проти такої заміни в порядку пункту 6.3.
6.5. Обробник залучає Субобробників лише на підставі договору, який покладає на них обов’язки щодо захисту даних не менш суворі, ніж передбачені Договором, тією мірою, якою вони застосовні до послуг Субобробника, і відповідає перед Контролером за виконання Субобробниками таких обов’язків.
РОЗДІЛ 7: ЗВЕРНЕННЯ СУБ’ЄКТІВ ДАНИХ
7.1. Сервіс дає змогу Контролеру самостійно виконувати звернення Суб’єктів даних: переглядати, виправляти та видаляти дані клієнта, його візити та записи, вимикати для клієнта онлайн-запис, а також отримувати копію даних облікового простору компанії (вивантаження) в порядку, встановленому Політикою конфіденційності.
7.2. Якщо звернення Суб’єкта даних надійде до Обробника, Обробник не розглядає його по суті, а передає власнику відповідної компанії, якщо компанію можна встановити за відомостями зі звернення, і повідомляє заявнику, що для реалізації своїх прав йому слід звернутися до Контролера.
7.3. Якщо Контролер не може виконати звернення засобами Сервісу, Обробник на запит власника компанії в розумних межах сприяє його виконанню з урахуванням характеру обробки.
РОЗДІЛ 8: ІНЦИДЕНТИ ТА СПРИЯННЯ КОНТРОЛЕРУ
8.1. Обробник повідомляє Контролера про Інцидент негайно, без невиправданої затримки після того, як йому стало про нього відомо. Повідомлення надсилається на адресу електронної пошти власника компанії, зазначену в обліковому записі, та (або) повідомленням у Сервісі.
8.2. Повідомлення містить такі відомості, наскільки вони відомі Обробнику: опис Інциденту, категорії та приблизну кількість Суб’єктів даних і записів, яких стосується Інцидент, імовірні наслідки, вжиті та запропоновані заходи, контакт для отримання додаткової інформації. Відомості, які невідомі на момент повідомлення, Обробник надає поетапно в міру їх отримання.
8.3. Обробник негайно вживає розумних заходів для усунення Інциденту та зменшення його наслідків і надає Контролеру відомості, необхідні для повідомлення наглядового органу та Суб’єктів даних. Такі повідомлення, якщо вони вимагаються, надсилає Контролер.
8.4. З урахуванням характеру обробки та наявної в нього інформації Обробник сприяє Контролеру в оцінці впливу на захист даних і в попередній консультації з наглядовим органом, якщо вони потрібні Контролеру, надаючи відомості про Сервіс і застосовувані заходи захисту.
РОЗДІЛ 9: МІСЦЕ ОБРОБКИ ТА ПЕРЕДАЧА ДАНИХ ЗА КОРДОН
9.1. Доручені дані зберігаються на серверах, розташованих на території Федеративної Республіки Німеччина, у центрах обробки даних Hetzner Online GmbH (Нюрнберг, Фалькенштайн). Резервні копії бази даних зберігаються в окремому сховищі того ж постачальника на території Німеччини. Місце зберігання Доручених даних змінюється в порядку розділу 6.
9.2. Обробник зареєстрований в Україні. Доступ уповноважених осіб Обробника до Доручених даних для підтримки, обслуговування та захисту Сервісу може здійснюватися за межами Європейської економічної зони, у тому числі з України.
9.3. Якщо на Контролера поширюється GDPR і такий доступ є передачею персональних даних до країни, щодо якої Європейська комісія не ухвалила рішення про належний рівень захисту, до такої передачі застосовуються стандартні договірні умови, затверджені Імплементаційним рішенням Комісії (ЄС) 2021/914 від 4 червня 2021 року, модуль 2 «від контролера до обробника» (надалі — СДУ). СДУ включаються до Договору шляхом посилання; Контролер виступає в них експортером даних, Обробник — імпортером даних. Для цілей СДУ: пункт 7 не застосовується; за пунктом 9(a) застосовується варіант 2 (загальний дозвіл) зі строком повідомлення, зазначеним у пункті 6.2 Договору; необов’язкове формулювання пункту 11(a) не застосовується; за пунктом 17 застосовується право держави — члена ЄС, у якій заснований Контролер, а якщо воно не передбачає прав третіх осіб — вигодонабувачів, — право Федеративної Республіки Німеччина; за пунктом 18 спори розглядаються судами держави — члена ЄС, у якій заснований Контролер; додатки I, II і III до СДУ вважаються заповненими відомостями Додатків 1, 3 і 2 до Договору відповідно. У разі суперечності між Договором і СДУ перевагу мають СДУ.
РОЗДІЛ 10: ІНФОРМАЦІЯ ТА ПЕРЕВІРКИ
10.1. На запит власника компанії Обробник надає інформацію, необхідну для підтвердження виконання Договору: опис застосовуваних заходів захисту, перелік Субобробників, відомості про сертифікацію постачальника інфраструктури та відповіді на розумні запитання Контролера щодо обробки Доручених даних.
10.2. Якщо такої інформації недостатньо або перевірки вимагає наглядовий орган, Контролер має право провести перевірку (аудит) обробки Доручених даних самостійно або із залученням незалежного аудитора, пов’язаного зобов’язанням щодо конфіденційності. Перевірка проводиться не частіше одного разу на 12 (дванадцять) місяців, якщо вона не зумовлена Інцидентом або вимогою наглядового органу, з повідомленням Обробника не менш ніж за 30 (тридцять) календарних днів, у робочий час, без доступу до даних інших користувачів Сервісу та за рахунок Контролера. Інфраструктура Субобробників перевіряється за їхніми звітами та сертифікатами.
РОЗДІЛ 11: СТРОК ДІЇ, ПОВЕРНЕННЯ ТА ВИДАЛЕННЯ ДАНИХ
11.1. Договір набирає чинності з моменту акцепту і діє, доки Обробник обробляє Доручені дані Контролера, — до їх видалення відповідно до цього розділу.
11.2. Клієнти, візити та записи календаря, видалені в Сервісі Контролером або Співробітниками Користувача, переміщуються до архіву і протягом 30 (тридцяти) календарних днів можуть бути відновлені. Після спливу цього строку вони видаляються автоматично без можливості відновлення разом із пов’язаними з ними фотографіями та документами. Записи календаря, за якими внесено оплати, при цьому не видаляються і зберігаються в обліковому просторі компанії, а після видалення клієнта — без прив’язки до нього.
11.3. Копія адреси електронної пошти та імені Клієнта Користувача з форми на Сторінці онлайн-запису, збережена для надсилання нагадувань про візит, видаляється через 30 (тридцять) днів після початку візиту.
11.4. До видалення даних власник компанії має право безкоштовно отримати копію даних облікового простору компанії (вивантаження). Склад, формат і порядок вивантаження встановлено Політикою конфіденційності.
11.5. Якщо власник компанії видаляє свій обліковий запис, обліковий простір компанії та всі Доручені дані видаляються без можливості відновлення після спливу 7 (семи) календарних днів із моменту підтвердження запиту на видалення. До спливу цього строку запит можна скасувати в порядку, встановленому Умовами користування.
11.6. Якщо доступ до Сервісу припинився після закінчення пробного або оплаченого періоду, а обліковий запис не видалено, Доручені дані зберігаються, щоб Контролер міг поновити доступ: 2 (два) місяці з дати закінчення пробного періоду, якщо платна підписка не оформлювалася, або 2 (два) роки з дати закінчення останнього оплаченого періоду. Після спливу цих строків дані видаляються автоматично без можливості відновлення. Контролер, який не бажає такого зберігання, має право в будь-який момент видалити обліковий запис у порядку пункту 11.5.
11.7. З резервних копій Доручені дані видаляються в міру планової заміни резервних копій. До цього резервні копії захищаються тими самими заходами та використовуються лише для відновлення Сервісу після збоїв.
11.8. Якщо законодавство вимагає від Обробника подальшого зберігання окремих Доручених даних, Обробник зберігає їх лише протягом установленого строку, забезпечує їх конфіденційність і не обробляє їх для інших цілей.
РОЗДІЛ 12: ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
12.1. Сторони несуть відповідальність за порушення Договору відповідно до застосовного законодавства. Обмеження відповідальності, встановлені Умовами користування, застосовуються до Договору тією мірою, якою це допускається законодавством про захист даних, і не обмежують прав Суб’єктів даних.
РОЗДІЛ 13: ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ
13.1. Адміністрація має право змінювати Договір, публікуючи нову редакцію на Сайті із зазначенням дати останнього оновлення. Зміни переліку Субобробників вносяться в порядку розділу 6. Продовження використання Сервісу після набрання новою редакцією чинності означає згоду з нею. У разі незгоди Користувач має право припинити використання Сервісу та видалити обліковий запис.
13.2. До Договору застосовується законодавство України з урахуванням обов’язкових норм законодавства про захист даних, яке поширюється на Контролера, і розділу 9. Спори вирішуються в порядку, встановленому Умовами користування.
13.3. Повідомлення Контролеру надсилаються на адресу електронної пошти власника компанії, зазначену в обліковому записі, або повідомленням у Сервісі; Обробнику — на support@podocard.com.
13.4. Недійсність окремого положення Договору не тягне за собою недійсності інших його положень.
ДОДАТОК 1: ОПИС ОБРОБКИ
1. Категорії Суб’єктів даних:
Клієнти Користувача, у тому числі особи, які записалися на прийом через Сторінку онлайн-запису;
Співробітники Користувача — щодо даних, які вносить до Сервісу компанія.
2. Категорії Доручених даних:
дані Клієнтів Користувача: прізвище, ім’я, по батькові, стать, дата народження, професія; номер телефону, адреса електронної пошти, контакти в Telegram та Instagram; медична анкета (відомості про захворювання та стани, алергії, розмір стопи, нотатки); історія візитів (опис процедур, позначки на схемах стоп, відомості про коригувальні системи, нотатки, фотографії, у тому числі до та після процедур); електронні підписи та підписані документи, у тому числі інформовані згоди у форматі PDF; інші відомості та файли, які вносить Контролер;
у разі використання Функцій CRM: записи на прийом (дата й час, філія, спеціаліст, послуги та їх вартість, статус запису, коментарі), відомості про оплату записів (сума, спосіб оплати, дата) і про взаєморозрахунки з клієнтами, дозвіл клієнту записуватися через Сторінку онлайн-запису;
під час запису через Сторінку онлайн-запису: ім’я, прізвище, номер телефону та адреса електронної пошти, зазначені у формі, обрані послуги, спеціаліст, дата й час, а також позначка про згоду на обробку персональних даних (дата й час, IP-адреса, відомості про браузер, версія документа);
дані Співробітників Користувача: ім’я, прізвище, контактні дані, посада, фотографія (аватар), роль і філії, графік роботи (робочі дні та години, перерви, вихідні), записи клієнтів і надані послуги, умови оплати праці (відсоток від вартості послуг та (або) ставка), якщо їх задає Контролер, і розраховані на їх основі суми винагороди.
3. Особливі категорії даних: відомості про стан здоров’я Клієнтів Користувача (медична анкета, описи процедур, фотографії). Обсяг їх обробки визначає Контролер.
4. Характер обробки: збирання, у тому числі через Сторінку онлайн-запису; запис, систематизація, зберігання та зміна; відображення користувачам облікового простору компанії відповідно до їхніх ролей і філій; формування PDF-документів, звітів і розрахунків; надсилання листів — документів клієнту на його адресу електронної пошти, листів про запис і нагадувань про візит Клієнтам Користувача, повідомлень про записи через Сторінку онлайн-запису власнику компанії, менеджерам і адміністраторам філії; показ імені, прізвища, посади та фотографії спеціалістів на Сторінці онлайн-запису; захист від зловживань; резервне копіювання; вивантаження; видалення.
5. Цілі обробки: надання Контролеру Сервісу та його функцій, технічна підтримка Контролера, забезпечення безпеки та безперервності роботи Сервісу, відновлення після збоїв.
6. Строк обробки: протягом строку дії Договору (розділ 11).
ДОДАТОК 2: СУБОБРОБНИКИ
Перелік діє з 29 жовтня 2026 року.
Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Німеччина) — хмарна інфраструктура Сервісу: сервери, база даних, сховище фотографій і документів, резервні копії. Місце обробки — Німеччина (центри обробки даних у Нюрнберзі та Фалькенштайні).
Листи Сервісу, у тому числі Клієнтам Користувача, надсилаються через власний поштовий сервер Обробника. Платіжні провайдери, магазини застосунків та аналітичні сервіси, зазначені в Політиці конфіденційності, не є Субобробниками: вони отримують лише дані Користувача, необхідні для виконання їхніх функцій, і не мають доступу до Клієнтських профілів.
ДОДАТОК 3: ТЕХНІЧНІ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНІ ЗАХОДИ
1. Розміщення. Сервери Сервісу та резервні копії розміщені в центрах обробки даних Hetzner Online GmbH на території Німеччини. Система управління інформаційною безпекою постачальника сертифікована за міжнародним стандартом ISO/IEC 27001.
2. Захист передачі даних. Обмін даними між мобільним застосунком, веб-сайтом і серверами Сервісу здійснюється лише через захищене з’єднання (HTTPS/TLS).
3. Зберігання файлів. Фотографії та документи зберігаються в закритому сховищі й недоступні за постійними прямими посиланнями: доступ до них надається застосунком за тимчасовими посиланнями з обмеженим строком дії.
4. Доступ до інфраструктури. База даних недоступна з мережі Інтернет. Адміністративний доступ до серверів має лише уповноважений технічний персонал Обробника з використанням автентифікації за ключами.
5. Облікові записи. Паролі зберігаються лише у вигляді криптографічних хешів. Доступ до Сервісу надається за токенами з обмеженим строком дії; після скидання пароля раніше видані токени відкликаються. Кількість спроб входу та введення кодів підтвердження обмежена.
6. Розмежування доступу. Дані компанії доступні лише користувачам її облікового простору. Обсяг доступу Співробітників Користувача визначається їхньою роллю (власник, менеджер, адміністратор, спеціаліст), а в разі використання Функцій CRM — також філіями, до яких їх прив’язано; зокрема, спеціалісту не відображаються контактні дані Клієнтів Користувача. Ролі та прив’язку до філій призначають власник компанії та менеджери.
7. Персонал Обробника. Особи, допущені до Доручених даних, зобов’язані дотримуватися конфіденційності та переглядають вміст Клієнтських профілів лише у випадках, зазначених у пункті 4.5 Договору.
8. Сторінка онлайн-запису. Кількість запитів і заявок обмежується за IP-адресою, номером телефону та адресою електронної пошти; ці значення використовуються у вигляді хешів у тимчасових лічильниках, які видаляються автоматично після спливу періоду обмеження. Посилання на скасування запису містить код, який неможливо вгадати; у базі даних зберігається лише його хеш. На Сторінці онлайн-запису та сторінці скасування запису піксель Meta та інші рекламні й аналітичні інструменти не використовуються.
9. Журнали. Помилки та збої фіксуються в журналах для контролю роботи Сервісу; паролі, токени та коди підтвердження в журналах маскуються.
10. Резервне копіювання. Резервні копії бази даних створюються регулярно та зберігаються в окремому сховищі на території Німеччини.
11. Видалення. Видалені клієнти, візити та записи зберігаються в архіві 30 (тридцять) календарних днів, після чого видаляються автоматично; дані облікового простору компанії видаляються автоматично після спливу строків зберігання (розділ 11 Договору).
12. Вивантаження. Копія даних облікового простору компанії видається лише власнику компанії: посилання на завантаження надсилається лише на адресу електронної пошти з його облікового запису і діє 7 (сім) календарних днів, після чого архів видаляється із серверів Сервісу.
РЕКВІЗИТИ
ФОП Сердюкова Анна Андріївна
ІПН 3117915209
Тел. +380731234011
E-mail: support@podocard.com